QUY ĐỊNH

Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Quản lý Đào tạo

 

GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN TỈNH NGHỆ AN

- Căn cứ Qui chế “Tổ chức và hoạt động của trung tâm giáo dục thường xuyên” (Ban hành kèm theo Quyết định số 01/2007/QQĐ-BGĐT ngày 02 tháng 01 năm 2007 Bộ Trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo);

- Căn cứ Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ "Về tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập";

- Căn cứ Quyết định số 1355/QĐ-BGDĐT ngày 24/03/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo "Về việc giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập";

- Căn cứ Quyết định số 3201/QĐ-UB ngày 16/12/1995 của UBND Tỉnh Nghệ An "Về việc thành lập Trung tâm Giáo dục thường xuyên Nghệ An";

- Căn cứ vào yêu cầu và tình hình thực tế của công tác quản lý đào tạo tại Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh Nghệ An.

QUY ĐỊNH

I- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO.

1. Chức năng: Tham mư­u và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về việc triển khai, theo dõi, quản lý các hoạt động tuyển sinh, quản lý đào tạo, bồi dưỡng các hệ bao gồm: Hệ Vừa làm vừa học (VLVH); hệ Từ xa (Txa); Bồi dưỡng Quản lý giáo dục(BDGD); Bồi dưỡng ôn thi CNTT, Bồi dưỡng ngắn hạn (trừ Bồi dưỡng chuẩn chức danh nghề nghiệp).

2. Nhiệm vụ:

2.1. Khảo sát nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng giáo viên, đề xuất ý kiến để xây dựng kế hoạch, chuẩn bị các đề án, thực hiện các chủ trương của cấp trên về công tác đào tạo thuộc phạm vi quản lý của phòng.

2.2. Thực hiện các quyết định của Ban Giám đốc và chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc và Phó Giám đốc phụ trách công tác đào tạo.

2.3. Phối hợp với các đơn vị/ trường liên kết để xây dựng, triển khai, quản lý, tổ chức thực hiện kế hoạch học tập, giảng dạy, thi học phần, thi tuyển sinh và thi tốt nghiệp của các lớp đào tạo, bồi dưỡng thuộc phạm vi quản lý của phòng.

2.4. Quản lý hồ sơ, kế hoạch giảng dạy, học tập của các lớp, xác nhận để lập phiếu thanh toán cho cán bộ, giáo viên theo hợp đồng đào tạo.

2.5. Tham gia nghiên cứu khoa học, viết sáng kiến kinh nghiệm.

2.6. Phối hợp với phòng Tổ chức Hành chính, đề xuất/xây dựng kế hoạch sửa chữa, mua sắm cơ sở vật chất phục vụ cho công tác giảng dạy học tập.

2.7. Phối hợp với tổ Tài vụ thực hiện tốt công tác thu nộp học phí, lệ phí theo qui định của Trung tâm và các đơn vị liên kết/phối hợp.

2.8. Phối hợp với các phòng, tổ và đơn vị liên kết tổ chức tốt các buổi lễ Khai giảng, Bế giảng và trao bằng tốt nghiệp.

II- NHIỆM VỤ CỦA CÁN BỘ PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

1/ Nhiệm vụ Trưởng phòng Quản lý Đào tạo

- Tham m­ưu, xây dựng kế hoạch thực hiện Quyết định giao chỉ tiêu tuyển sinh đào tạo hàng năm của UBND tỉnh và Sở GD&ĐT Nghệ An.

- Lập kế hoạch tuyển sinh hệ Vừa làm vừa học (VLVH), hệ Từ xa (Txa), Bồi dưỡng QLGD, Bồi dưỡng giáo viên.

- Phối hợp với các đơn vị, các trường liên kết lập kế hoạch và triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng của các lớp/ hệ đào tạo thuộc phạm vi quản lý của phòng. Ký xác nhận phiếu báo giảng của giáo viên đến giảng dạy tại trung tâm để làm thủ tục thanh toán cho giáo viên.

- Chỉ đạo mọi hoạt động của phòng, xây dựng kế hoạch công tác của phòng.

- Báo cáo kịp thời cho Ban giám đốc các nội dung:

      + Tình hình giảng dạy của giáo viên, tình hình học tập của sinh viên.

      + Việc thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, công tác phối hợp với các trư­ờng trong việc quản lý chất lư­ợng dạy, học và thi.

      + Tình hình thực hiện nội quy, quy chế, tình hình đóng học phí của sinh viên.

      + Việc thực hiện Kế hoạch thực tập, thực tế theo chương trình đào tạo, bồi dưỡng QLGD và các lớp bồi dưỡng giáo viên.

- Bố trí công việc của cán bộ, quản lý cơ sở vật chất của phòng. Xây dựng kế hoạch về trang thiết bị sơ sở vật chất phục vụ dạy và học, tài liệu, phòng máy..v.v...

- Chủ trì các cuộc hội nghị của phòng bàn biện pháp thực hiện các chủ tr­ương công tác của cơ quan, quyết định những biện pháp thúc đẩy hoạt động của phòng và các thành viên có hiệu quả.

- Tham gia các hội đồng thi tuyển sinh, tốt nghiệp và các hội đồng khác có liên quan.

- Đề nghị khen thưởng, kỷ luật các cán bộ của phòng.

2/ Nhiệm vụ Phó trư­ởng phòng Quản lý đào tạo

- Giúp trư­ởng phòng thực hiện tất cả các nhiệm vụ của phòng QLĐT.

- Thực hiện các nhiệm vụ của phó phòng đư­ợc phân công và chịu trách nhiệm trong các lĩnh vực công tác của mình.

- Thay trư­ởng phòng điều hành các hoạt động của phòng khi trư­ởng phòng đi vắng (Nếu đư­ợc uỷ quyền).

Một số nhiệm vụ cụ thể:

+ Triển khai/theo dõi/ đôn đốc/ đề xuất các biện pháp thực hiện kế hoạch tuyển sinh các hệ đào tạo, bồi dưỡng thuộc phạm vi quản lý của Phòng QLĐT, báo cáo kịp thời với Trưởng phòng  để làm việc với các trường/ đơn vị liên kết tổ chức tuyển sinh.

+ Theo dõi công tác dạy và học, phản ánh kịp thời với Trưởng phòng các tình huống phát sinh/ tổng hợp báo cáo với Trưởng phòng về kết quả thực hiện theo theo định kỳ (2lần/kỳ học). Đề xuất các biện pháp để công tác quản lý giảng dạy, học tập đạt kết quả cao.

+ Theo dõi ngày công hàng tháng đối với cán bộ, nhân viên của phòng.

+ Tổng hợp/ Quản lý hồ sơ giảng dạy, học tập của tất cả các lớp thuộc phạm vi quản lý của phòng. Soạn thảo các biểu mẫu và các quy định về quản lý hồ sơ (danh sách lớp, diểm danh, sổ theo dõi giảng dạy học tập ...).

+ Trực tiếp Quản lý các lớp Bồi dưỡng QLGD được phân công.

+ Tham gia giảng dạy, coi thi, chấm thi và các công việc khác khi được phân công.

3/ Nhiệm vụ của Cán bộ làm công tác quản lý sinh viên.

1. Thực hiện đầy đủ các quy định của phòng, bảo đảm đầy đủ và quản lý tốt hồ sơ học viên, hồ sơ lớp học theo qui định (sổ điểm, sổ đầu bài, danh sách học viên, ...) của lớp mình phụ trách.

2. Nắm vững tình hình giảng dạy, học tập, tình hình đóng nộp học phí của học viên lớp mình phụ trách, chủ trì các buổi sinh hoạt lớp, lập và báo cáo danh sách về điều kiện dự thi học phần và thi tốt nghiệp của sinh viên, đề nghị khen thư­ởng, kỷ luật học viên.

 3. Trực tiếp viết giấy báo nhập học, chỉ đạo hoạt động của lớp, từng kỳ học có thể đề xuất thay cán sự lớp nếu thấy cần thiết. Hướng dẫn cán sự lớp ghi sổ đầu bài, sổ điểm danh đúng quy định ...

4. Kết thúc kỳ học phải tổ chức sinh hoạt đánh giá, tổng kết và báo cáo bằng văn bản cho Lãnh đạo phòng.

5. Làm thẻ dự thi/ Ghi danh sách sinh viên lớp mình phụ trách vào sổ đăng bộ đầy đủ, chính xác, kịp thời.

6. Tham gia các công tác khác khi được điều động.

Các nhiệm vụ cụ thể

 + Buổi đầu mỗi môn học giáo viên phụ trách lớp đến cơ quan trước 15 phút để làm việc với giáo viên bộ môn, giới thiệu giáo viên với lớp, cung cấp danh sách lớp cho giáo viên, trao đổi với giáo viên tình hình của lớp và phối hợp quản lý. Cuối mỗi môn học, cùng giáo viên giảng dạy kết luận về điều kiện dự thi hết môn của từng học viên.

+ Phối hợp với tổ Tài vụ, kiểm tra, nhắc nhở sinh viên nạp học phí đầy đủ trong ngày đầu nhập học, cuối kỳ báo cáo cụ thể tình hình các lớp (Sinh viên bỏ học, bảo lưu kết quả, nợ học phí...) để Trung tâm xem xét và thanh quyết toán với các trường liên kết đào tạo.

+ Mỗi kỳ học tổ chức sinh hoạt lớp ít nhất một lần. Giáo viên phụ trách lớp phải nắm được tình hình thu và sử dụng quỹ lớp tránh tình trạng thu quỹ lớp quá cao và sử dụng không đúng mục đích .

+ Trực theo dõi giảng dạy và học tập phải đến làm việc trước 15 phút, phải nắm được tổng thể tình hình các lớp, giải quyết (hoặc đề xuất giải quyết) những công việc đột xuất của phòng khi lãnh đạo phòng đi vắng. Cuối mỗi buổi phải ghi nhận xét vào sổ trực phòng.

5/ Nhiệm vụ của Cán bộ làm công tác tuyển sinh.

1. Kiểm tra, thu nhận hồ sơ tuyển sinh đầy đủ và đúng theo Quy chế tuyển sinh của Bộ GD&ĐT và của các Trư­ờng liên kết đào tạo.

2. Lập, lưu trữ danh sách đầy đủ thông tin cần thiết theo mẫu tuyển sinh, cùng lãnh đạo phòng duyệt hồ sơ tuyển sinh và báo cáo Phó Giám đốc phụ trách đào tạo trước khi làm việc với các trư­ờng liên kết đào tạo.

3. Quản lý tốt hồ sơ, các giấy tờ liên quan và bàn giao đầy đủ các hồ sơ liên quan cho giáo viên phụ trách lớp trư­ớc ngày khai giảng.

4. Nhận hồ sơ từ kho và từ các trường về phải có hoá đơn hoặc phiếu xuất kho, hồ sơ Trung tâm phải đóng dấu cơ quan trước khi bán, phải niêm yết giá bán theo quy định của Trung tâm. Hàng tuần tổng hợp và báo cáo cho lãnh đạo phòng về tình hình bán, thu nhận hồ sơ và việc thực hiện công tác tuyển sinh.

6. Hàng ngày ít nhất có một người trực công tác tuyển sinh, trực vào ngày nghỉ thì được nghỉ bù vào ngày khác trong tuần.

7. Tham gia các công tác khác khi được điều động.

6/ Nhiệm vụ của Cán bộ thư ký giáo vụ và thi vụ.

1. Quản lý hồ sơ, lư­u trữ  các quyết định học viên trúng tuyển, học viên tốt nghiệp thuộc phạm vi quản lý của phòng.

2. Theo dõi/tổng hợp số liệu giờ giảng/coi/chấm thi của cán bộ giáo viên báo cáo Trưởng phòng vào cuối học kỳ/năm học

3. Quản lý giấy thi, bài thi, niêm phong và nhận bài thi, bàn giao bài thi cho các trường. Chủ động gửi bài thi cho các trường sau khi thi.

4. Quản lý sổ đăng bộ, bảng điểm và các giấy tờ lưu trữ khác.

5. Dự  trù và đề nghị cấp văn phòng phẩm làm việc cho các cán bộ của phòng.

6. Tham gia các công tác khác khi được điều động.

 

III- CHẾ ĐỘ BÁO CÁO.

1. Tất cả các cán bộ của phòng phải có nhiệm vụ báo cáo định kỳ bao gồm:

a). Báo cáo tình hình học phí, tình hình của lớp với Trưởng/Phó phòng, lãnh đạo phòng tổng hợp báo cáo cho Ban giám đốc (Phó Giám đốc phụ trách Đào tạo) 2 lần trong 1 kỳ học: lần đầu sau 5 ngày tập trung và lần 2 sau khi kết thúc kỳ học.

b). Báo cáo điều kiện dự thi của sinh viên cho Trư­ởng phòng để trình Ban giám đốc xét duyệt tr­ước khi thi 1 ngày.

          Ngoài những nhiệm vụ quy định trên, các cán bộ của phòng nhận mọi nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo phòng phân công. Các cán bộ có chức danh giáo viên phải đảm nhận một số giờ giảng theo quy định của Giám đốc Trung tâm.

IV-ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI CÁN BỘ:

          Căn cứ vào việc thực hiện chức năng, nhiêm vụ được giao cho phòng và từng cá nhân để đánh giá xếp loại thi đua từng học kỳ và cả năm học theo các tiêu chí sau:

  1. Ý thức chấp hành đường lối, chủ trương của Đảng và nhà nước.
  2. Tiêu chuẩn về đạo đức, lối sống của cán bộ, giáo viên.
  3. Kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao.
  4. Ý thức, hiệu quả trong công tác chuyên môn.

Quy định này có hiệu lực từ 01 tháng 01 năm 2016, trong quá trình thực hiện có thể có những điều chỉnh để phù hợp tình hình thực tiễn tại đơn vị.